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DEPARTAMENTALIZACIÓN

                                                          DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.

a) Secuencia de la departamentalización.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificar.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

b) Tipos de departamentalización.
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:

1.- Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello una mayor eficiencia del personal.

2.- Por productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3.- Geográfica o por territorios: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.

4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.

5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.

6.- Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

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TIPOS DE AUTORIDAD

.TIPOS DE AUTORIDAD

La autoridad conlleva tanta responsabilidad como rendición de cuentas, lo que quiere decir que, al ejercer la autoridad, los empleados aceptan la responsabilidad de actuar y están dispuestos a dar cuenta del éxito o el fracaso de sus actos.

Responsabilidad: Es la obligación que tiene un empleado de realizar las tareas asignadas, el empleado adquiere esta obligación al aceptar un trabajo o determinada labor. El gerente no sólo es responsable de llevar a cabo ciertas tareas, sino también de las acciones de sus subordinados.

Rendición de cuentas: Es la expectativa de que los empleados aceptarán el reconocimiento o la culpa de su desempeño, ningún gerente puede revisar todo lo que hace un empleado. Normalmente establece directrices y normas de desempeño en el marco de las cuales tienen que realizarse las responsabilidades.

Delegación: Es el proceso que otorga autoridad a una persona (o grupo) para que tome decisiones y actúe en ciertas situaciones. La delegación empieza cuando se establece la estructura de una organización y se divide el trabajo.

Delegación eficaz: Las prácticas siguientes son útiles para lograr una delegación efectiva.

1.- Establece objetivos y normas. Los individuos o equipos deben participar en la creación de las metas que se esperará que alcancen.

2.- Asegurar la claridad. Los individuos o equipos deben entender con toda claridad el trabajo que se les ha delegado, reconocer el margen de su autoridad y aceptar que deben rendir cuentas de los resultados.

3.- Participación. El desafío del trabajo mismo no siempre alentará a los individuos o grupos a aceptar y realizar bien las tareas delegadas.

4.- Expectativa de labores completas. Cabe esperar que los individuos o equipos realicen una tarea hasta su culminación. La labor del gerente es ofrecer orientación, ayuda e información.

5.- Ofrecer capacitación. La delegación es tan eficaz como eficaz sea la gente para tomar las decisiones necesarias a fin de realizar el trabajo y hacerlo realmente.

6.- Retroalimentación oportuna. Se debe proporcionar una retroalimentación precisa y oportuna a individuos o equipos para que puedan comparar su desempeño con las expectativas establecidas y corregir cualquier deficiencia.

Barreras a la delegación. La delegación es tan eficaz como lo sea la capacidad de los gerentes para delegar, la mayor barrera psicológica a la delegación es el temor.

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JERARQUIZACIÓN

JERARQUIZACIÓN

El grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea, determina los niveles jerárquicos, implica necesariamente como ya hemos señalado, delegar responsabilidad y autoridad.

Crecimiento vertical y horizontal
Cuando al aumentar, las funciones, un jefe nombre nuevos auxiliares suyos, pero que siguen dependiendo directamente de él, existe el crecimiento vertical.

Limitaciones de ambos crecimientos
El crecimiento vertical: Tiene como inconveniente básico el que dificulta la rapidez y eficiencia de la comunicación; en efecto toda orden, para llegar a los niveles inferiores, tiene que pasar por varios jefes; esto hace que fluya mas lentamente, que pueda ser mal interpretada o distorsionada en su contenido, etc.

El crecimiento horizontal: Tiene el inconveniente de que aumenta lo que se llama la amplitud de control o tramo de control, lo que origina recargo de trabajo en el jefe que tiene que supervisar, ineficiencia en la supervisión, retardo en la resolución de los problemas, etc.

Depende lógicamente de varios factores, entre ellos podemos mencionar:

a) La capacidad concreta de los elementos humanos con los que se cuenta; indiscutiblemente la preparación técnica de los jefes inferiores, su experiencia y conocimiento de los problemas de la empresa, su capacidad de trabajo, etc.

b) La naturaleza y semejanza de las operaciones supervisadas; así, operaciones poco complejas y muy semejantes, o mejor aun, idénticas, permiten un mayor tramo de control.

c) El control de varias personas es más fácil en los altos niveles, que en los inferiores. Esto se debe a que el numero de relaciones y problemas aumenta conforme se asciende en el nivel jerárquico, no en proporción aritmética, sino geométrica.

d) Otro factor que se debe tomar en cuenta es si el jefe cuenta o no con un staff, pues en este caso, la ayuda que estos organismos o técnicos le prestan, permite aumentar grandemente el tramo de control, el jefe puede pasar a los respectivos técnicos en personal, organización, diseño, planeación, etc.

e) Debe considerarse si el tramo de control lo es verdaderamente, a si lo que parece autoridad sobre otros, no es más que un medio de comunicación para entregar la información a los subordinados.

f) En los altos niveles el número de personal que reporten a un alto directivo deba ser entre cuatro y ocho, mientras que en los bajos niveles de supervisión, sea normal supervisar entre diez y veinte.

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DIVISIÓN DEL TRABAJO

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Adam Smith y Max Weber reconocieron que la división del trabajo es esencial para maximizar la producción de los trabajadores y las maquinas. La división del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes más pequeños de trabajo que se distribuyen entre varias personas.

La división del trabajo crea muchos trabajos diferentes y con frecuencia estrechos, lo que intensifica la necesidad de una coordinación administrativa efectiva. La participación en la toma de decisiones, la extensión del puesto y los consejos junior de administración son alguna de las técnicas usadas por las firmas para compensar los efectos potenciales negativos de la especialización del trabajo.

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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1.- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.

5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados

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LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, de los cuales los dos principales son:

1. Organización como entidad social orientada hacia los objetivos específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque esta constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque esta diseñada para alcanzar resultado; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc.

Esta estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no animo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.

La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos:

a) Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.

b) Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.

2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

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